Para la identificación de personas víctimas en entidades del sector salud
Considerando las orientaciones brindadas a través del Comunicado Conjunto de Julio 1º de 2014, Comunicado Conjunto No 2 de Abril 21 de 2017 y el Comunicado Conjunto No 3 del 12 de abril del 2018, y teniendo en cuenta los requerimientos de información, así como las dinámicas del territorio, la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas (UARIV) a través de la Subdirección Red Nacional de Información (SRNI) y el Ministerio de Salud y Protección Social por medio de la Oficina de Promoción Social, se permiten informar a los funcionarios del Sector de Salud la actualización del: i) procedimiento para la solicitud de creación y activación de usuarios para el acceso al Sistema de Información Vivanto; y, ii) proceso de solicitud de cruce masivo para la identificación de población víctima para enti- dades con funciones y competencias en materia de Salud, entidades adaptadas, entidades administradoras de planes de beneficios y administradoras del régimen Especial. Lo anterior en el marco del Convenio Interadministrativo de Cooperación para el Intercambio de Información No. 635 de 2012, la Prórroga No.1 al Convenio Interadministrativo de Cooperación para el Intercambio de Información No. 635 de 2012, de fecha 27 de septiembre de 2017 y la Prórroga No.1 al Convenio Interadministrativo de Cooperación para el Intercambio de Infor- mación No. 635 de 2012, de fecha 31 de julio de 2017.
Así mismo se resalta que en virtud del artículo 156, parágrafo 1º de la Ley 1448 de 2011, se establece la Reserva Legal para el RUV, “con el fin de proteger el derecho a la intimidad de las víctimas y su seguridad”, en este sentido y de acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional, dicha información guarda una estrecha relación con los derechos fundamenta- les de sus titulares, tales como la vida, la intimidad y la seguridad personal, por lo cual sobre la misma opera una Reserva Constitucional. Por lo anteriormente indicado las entidades descritas a lo largo de este Comunicado serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplica- ble en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
i) Actualización del procedimiento para la solicitud y creación de usuarios para el acceso al sistema de información VIVANTO:
Entes Territoriales e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS
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En los departamentos, distritos y municipios, los funcionarios de las referidas Entida-
des Territoriales con funciones y competencias en materia de salud, las Empresas Sociales del Estado para la prestación de servicios de salud (ESE), Centros de Salud,
Hospitales, Clínicas y otras IPS, realizarán las solicitudes de creación y activación de usuarios Vivanto a través de los Colaboradores Designados por los Alcaldes Muni- cipales, Distritales y/o Secretarías de Salud, o por los Gobernadores dentro de los Acuerdos de Intercambio y Confidencialidad de la Información firmados con la UA- RIV o por los Articuladores Territoriales de la Subdirección Red Nacional de Informa- ción – SRNI, ubicados dentro en las diferentes Direcciones Territoriales de la UARIV.
Entidades Administradoras de Planes de Beneficios – EAPB
Para el cumplimiento de los requisitos de acceso a Vivanto las EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Subsidiado, Especial y de Excepción legalmente constituidas a nivel nacional, deberán remitir al Ministerio de Salud y Protección Social los representantes designados de la sede principal de cada una de ellas.
El Ministerio de Salud y Protección Social remitirá a la SRNI los datos de las EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Subsidia- do, Especial y de Excepción legalmente constituidas a nivel nacional con una perio- dicidad bimensual y un listado de los representantes designados de la sede principal de cada una de ellas. Este representante designado será el único responsable de canalizar, avalar y firmar las solicitudes de usuarios Vivanto de su EAPB que tendrá que remitir, previamente firmados por él, al correo [email protected]
Nota: En caso de que una EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Subsi- diado, Especial y de Excepción solicitante no se encuentre en el listado remitido por el Ministerio, que está en la obligación de reportar trimestralmente, la SRNI requerirá al Ministerio de Salud y Protección Social para que avale formalmente dicha solicitud.
Entidades Administradoras de Planes de Beneficios – EAPB
Las solicitudes de creación y activación de usuarios Vivanto para los funcionarios del Ministerio de Salud y Protección Social, se realizarán a través de la persona designa- da por el Grupo de Asistencia y Reparación a Víctimas de la Oficina de Promoción Social.
Como insumo para el seguimiento en el cumplimiento de los lineamientos descritos en el presente Comunicado, la SRNI enviará un reporte trimestral de los usuarios crea- dos para las EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Subsidiado, Especial y de Excepción, al Grupo de Asistencia y Reparación a Víctimas de la Oficina de Promoción Social del Ministerio de Salud y Protección Social.
La SRNI dispondrá los mecanismos para garantizar el acceso a la información con- tenida en el Registro Único de Victimas (RUV), a los funcionarios involucrados con la
atención a las víctimas en el territorio, acorde a los Protocolos de Seguridad y Con- fidencialidad. Por lo anterior, todos los funcionarios, sin excepción alguna, deberán firmar el “acuerdo de confidencialidad de usuarios de herramientas tecnológicas o información de la unidad para la atención y reparación integral a las víctimas”.
i) Actualización del proceso de solicitud de cruce masivo para la identificación de pobla- ción víctima
Entidades Administradoras de Planes de Beneficios – EAPB
En el marco de lo establecido en el artículo 2.2.6.1.1 del Decreto 1084 de 2015, la identificación de la población víctima por parte de las EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Subsidiado, Especial y de Excep- ción, se realizará bimestralmente a través de cruce de la base de afiliados y el RUV.
Para el cumplimiento de los requisitos para realizar los cruces de información, las EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Sub- sidiado, Especial y de Excepción legalmente constituidas a nivel nacional, deberán remitir al Ministerio de Salud y Protección Social los representantes designados de la sede principal de cada una de ellas.
El Ministerio de Salud y Protección Social remitirá a la SRNI los datos de las EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Subsidia- do, Especial y de Excepción legalmente constituidas, con una periodicidad trimestral y un listado de los representantes designados de la sede principal. Este representante designado será el único autorizado para cargar y disponer la base actualizada de afiliados en la carpeta FTP situada por la SRNI.
Nota: El representante designado para la creación de usuarios Vivanto puede cumplir el mismo rol de manejo de la carpeta FTP.
La SRNI creará usuario y clave de acceso a la carpeta FTP a cada uno de los repre- sentantes delegados de la EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Admi- nistradoras del Régimen Subsidiado, Especial y de Excepción para el cargue de las bases de datos de afiliados.
El envío de las bases de datos vía FTP deberá hacerse durante los primeros cinco
(5) días hábiles de cada periodo [bimestral] y deberá ir acompañado de una co- municación dirigida al correo [email protected] a través de la cual se informa la disposición del archivo en el FTP.
Las bases de datos dispuestas en el FTP deben cumplir con los mínimos requeridos de los que trata el Anexo No. 1 de este Comunicado.
La SRNI entregará los resultados del cruce entre la base de datos de afiliados y el RUV dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados desde la recepción de las bases que cumplan con estas precisiones.
Teniendo en cuenta las dinámicas del RUV y la periodicidad de los cruces, se reco- mienda consultar en el Módulo de Consulta Individual de Vivanto, aquellos casos que presenten inconsistencias en los resultados de los cruces masivos.
Las EAPB, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras del Régimen Subsidiado, Especial y de Excepción legalmente constituidas deberán, una vez sur- tido el proceso descrito previamente, remitir la información de sus afiliados víctimas a toda su red de prestadores (según instrucción del numeral 1.4. en el protocolo de Atención Integral en Salud con Enfoque Psicosocial a Víctimas del Conflicto Armado).
Entidades Territoriales
Las entidades territoriales remitirán la solicitud de cruces masivos a través de los Arti- culadores Territoriales de la Subdirección Red Nacional de Información – SRNI, ubi- cados dentro de los diferentes Direcciones Territoriales de la UARIV, y para cruces con más de 20.000 de registros se debe remitir solicitud al correo [email protected]
Finalmente, las indicaciones descritas en el presente Comunicado [No. 4] tendrán vigencia a partir del 14 de septiembre de 2018, y derogarán aquellas previstas en los Comunicados Conjuntos de Julio 1º de 2014, de Abril 21 de 2017 y Abril 12 del 2018. Las Entidades Te- rritoriales con funciones y responsabilidades en salud, en coordinación con el Ministerio, serán responsables de coordinar y difundir lo dispuesto en el presente instrumento a los actores terri- toriales del Sistema General de Seguridad Social en Salud [SGSSS], a través de sus páginas web y otros mecanismos que consideren expeditos.
NEXO 1 – Mínimos para cruce de base de datos
Las bases de datos de afiliados remitidos a la SRNI por las EPS, dentro de los tiempos esta- blecidos, deben estar en el formato Excel adjunto (Copia de Archivo Base) y deben contener ocho (8) variables mínimas: CONS, NOMBRE1, NOMBRE2, APELLIDO1, APELLIDO2, TIPO- DOCUMENTO, DOCUMENTO y FECHANACIMIENTO, así:
